Þegar tekið er á móti erlendum viðskiptavinum er ýmislegt sem þarf að hafa í huga til að tryggja jákvæð og farsæl samskipti.
1. Fyrst og fremst er mikilvægt að vera menningarlega næmur og meðvitaður. Þetta þýðir að rannsaka og skilja menningarlegan bakgrunn viðskiptavinarins, siði og siðareglur. Það er nauðsynlegt að bera virðingu fyrir trú þeirra, gildum og hefðum. Þetta getur falið í sér hluti eins og kveðjur, bendingar og samskiptastíl.
2. Í öðru lagi er mikilvægt að vera undirbúinn og skipulagður. Þetta þýðir að hafa allar nauðsynlegar upplýsingar, skjöl og efni tilbúið fyrir komu viðskiptavinarins. Það þýðir líka að hafa skýra dagskrá og tryggja að allir séu á sama máli um tilgang heimsóknarinnar.
3. Í þriðja lagi er mikilvægt að vera faglegur og kurteis allan tímann. Þetta þýðir að vera stundvís, gaum og móttækilegur fyrir þörfum og áhyggjum viðskiptavinarins. Það þýðir líka að viðhalda jákvæðri og vinsamlegri framkomu, jafnvel í streituvaldandi eða erfiðum aðstæðum.
4. Að lokum er mikilvægt að fylgja eftir heimsókninni til að tryggja að þörfum skjólstæðings sé mætt og að hann sé ánægður með útkomuna. Þetta getur falið í sér að senda þakkarbréf, biðja um endurgjöf eða koma á áframhaldandi sambandi.
Í stuttu máli má segja að þegar tekið er á móti erlendum skjólstæðingum er nauðsynlegt að vera menningarlega næmur, undirbúinn og skipulagður, faglegur og kurteis og fylgja eftir heimsókninni. Með því að hafa þessar leiðbeiningar í huga er hægt að tryggja jákvæð og farsæl samskipti við viðskiptavini alls staðar að úr heiminum.